О самом главном
...Культура вечна и всемирна, но при этом всегда подвижна и изменчива. Юрий Лотман

от 30.04.2013 №726-р Об утверждении Положения об управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города

от 30.04.2013 №726-р

 

Об утверждении Положения об управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города

 

 

 

Руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 №131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением Думы города от 18.11.2011 №129 "Об утверждении структуры администрации города Нижневартовска":

 

1. Утвердить:

 

- Положение об управлении по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города согласно приложению 1;

 

- образцы бланка письма, штампов управления по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города согласно приложению 2.

 

2. Признать утратившими силу распоряжения:

 

- Главы города от 29.05.2008 №913-р "Об утверждении Положения об отделе по обращениям граждан администрации города";

 

- администрации города от 15.08.2011 №1240-р "О внесении изменений в приложение 1 к распоряжению Главы города от 29.05.2008 №913-р "Об утверждении Положения об отделе по обращениям граждан администрации города".

 

3. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Т.В. Воронову.

 

 

 

Исполняющий обязанности

главы администрации города                                                                С.А. Левкин

 

Приложение 1 к распоряжению

администрации города

от 30.04.2013 №726-р

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении по работе с обращениями граждан

и юридических лиц администрации города

 

I. Общие положения

 

1.1. Управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц является структурным подразделением администрации города.

 

1.2. Управление по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации города (далее - управление) в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, законами Российской Федерации, актами Президента и Правительства Российской Федерации, законами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, а также Уставом города Нижневартовска и иными муниципальными правовыми актами города Нижневартовска, настоящим Положением.

 

1.3. Управление создается, реорганизуется и ликвидируется распоряжением администрации города. Деятельность управления координирует и контролирует управляющий делами администрации города.

 

1.4. Управление финансируется за счет средств бюджета города, правами юридического лица не обладает.

 

1.5. Управление имеет бланк письма со своим наименованием и штампы, обеспечивает их надлежащее хранение.

 

1.6. Местонахождение управления: 628602, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Нижневартовск, ул. Таежная, 24.

 

II. Задачи управления

 

Основными задачами управления являются:

 

2.1. Обеспечение рассмотрения:

- обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, объединений граждан, включая юридических лиц, адресованных главе администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города и администрации города (далее - обращения), в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ          "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- запросов информации о деятельности администрации города, адресованных главе администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города и администрации города,       в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 №8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- запросов субъектов персональных данных, адресованных главе администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему  делами администрации города и администрации города (далее - запросы),             в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ "О персональных данных";

- жалоб на решения руководителей структурных подразделений администрации города, предоставляющих муниципальные (государственные) услуги, адресованных главе администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города (далее – жалобы),         в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 №210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

 

2.2. Организация документооборота входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, адресованной главе администрации города, заместителям главы администрации города, управляющему делами администрации города (далее – служебная корреспонденция), в соответствии с инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, требованиями государственных стандартов Российской Федерации.

 

2.3. Информационно-справочная работа по служебной корреспонденции, обращениям, запросам и жалобам.

 

2.4. Анализ обращений, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер. Подготовка на его основе информационно-статистических обзоров и отчетов.

 

2.5. Организация контроля за состоянием работы со служебной корреспонденцией, обращениями, запросами и жалобами в структурных подразделениях администрации города.

 

2.6. Обеспечение учета и хранения законченных делопроизводством дел  и документов управления, оформление, переплет дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел администрации города в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству в администрации города.

 

2.7. Участие в оказании консультативной, методической помощи в организации работы со служебной корреспонденцией, обращениями, запросами и жалобами структурным подразделениям администрации города.

 

2.8. Участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы со служебной корреспонденцией, обращениями, запросами и жалобами, внесение предложений по сокращению документооборота, количества форм документов за счет применения организационной техники.

 

III. Функции управления

 

Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет  следующие функции:

 

3.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации города, писем по вопросам, входящим в компетенцию управления.

 

3.2. Организация работы с обращениями, запросами и жалобами:

- прием граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, представителей объединений граждан, включая юридических лиц (далее – заявители), а также их консультирование;

- подготовка и организация проведения личного приема заявителей главой администрации города, заместителями главы администрации города, управляющим делами администрации города;

- подготовка и организация проведения выездных встреч, "прямых проводов" главы администрации города, заместителей главы администрации города с населением;

- централизованный учет, ведение документооборота с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города по обращениям, запросам и жалобам;

- контроль за своевременным исполнением структурными подразделениями и должностными лицами администрации города поручений по обращениям, запросам и жалобам;

- обобщение и анализ вопросов, поставленных заявителями в обращениях, запросах и жалобах;

- периодическое (ежеквартальное), а при необходимости оперативное  информирование главы администрации города, заместителей главы администрации города, управляющего делами администрации города о количестве и характере обращений, запросов и жалоб;

- подготовка на основе анализа и обобщения обращений, запросов и жалоб информационно-статистических обзоров, информационно-аналитических материалов о результатах рассмотрения обращений, запросов и жалоб и принятых по ним мерах;

- подготовка проектов графиков проведения личных приемов заявителей главой администрации города, заместителями главы администрации города, управляющим делами администрации города.

 

3.3. Координация работы с обращениями, запросами и жалобами в структурных подразделениях администрации города:

- участие в методической работе по документообороту по обращениям, запросам и жалобам для структурных подразделений администрации города;

- участие в организации и подготовке семинаров, совещаний по вопросам работы с обращениями, запросами и жалобами с работниками структурных подразделений администрации города.

 

3.4. Организационное обеспечение выездных приемов в городе Нижневартовске представителей государственных органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.

 

3.5. Организация работы со служебной корреспонденцией:

- прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация поступающей служебной корреспонденции;

- учет и распределение поступающей служебной корреспонденции          исполнителям согласно их функциональным обязанностям;

- подготовка поступающей служебной корреспонденции на рассмотрение главы администрации города, заместителей главы администрации города и управляющего делами администрации города;

- обработка, сканирование и внесение в электронно-регистрационную карточку содержания резолюции руководителя и передача служебной корреспонденции исполнителю;

- постановка служебной корреспонденции на контроль, проверка своевременного доведения ее до исполнителей, предварительное информирование руководителей структурных подразделений администрации города о сроках контроля в целях своевременного и качественного исполнения поручений руководителей,  напоминание о сроках исполнения, снятие с контроля, направление исполненных документов в дело;

- учет, анализ и обобщение результатов исполнения документов по существу вопроса, формам и срокам;

- информирование главы администрации города о состоянии выполнения контрольных поручений;

- проверка правильности составления и оформления исходящего документа, наличие необходимых виз и приложений, подписание у главы администрации города, создание карточки в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города, сканирование, регистрация и организация отправки исходящего документа;

- ведение учета документов путем внесения информации в базы данных "Входящие документы", "Исходящие документы", "Внутренние документы" системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города;

- выдача копий документов по запросам структурных подразделений администрации города.

 

3.6. Контроль за выполнением поручений главы администрации города, связанных с рассмотрением служебной корреспонденции, обращений, запросов и жалоб.

 

IV. Права управления

 

В соответствии с возложенными на управление задачами и для выполнения своих функций управление имеет право:

 

4.1. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий в установленном порядке от государственных и иных органов, общественных и иных организаций, структурных подразделений администрации города необходимые материалы и сведения об исполнении входящих документов.

 

4.2. Участвовать в разработке методических рекомендаций по вопросам организации работы со служебной корреспонденцией, обращениям, запросам и жалобам в администрации города.

 

4.3. Проверять состояние работы со служебной корреспонденцией,       обращениями, запросами и жалобами в структурных подразделениях администрации города и доводить итоги проверок до руководителей структурных  подразделений администрации города, управляющего делами администрации города.

 

4.4. Вносить предложения управляющему делами администрации города о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц в случае и нарушения установленного порядка рассмотрения служебной корреспонденции, обращений, запросов и жалоб.

 

4.5. Возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации города для доработки исходящие документы, письма-ответы на обращения, запросы и жалобы, оформленные с нарушением установленных требований.

 

4.6. Информировать управляющего делами администрации города  и о состоянии работы со служебной корреспонденцией, обращениями, запросами и жалобами в администрации города, вносить предложения по ее улучшению.

 

V. Организация деятельности управления

 

5.1. Структура, штатное расписание, Положение об управлении утверждаются правовым актом главы администрации города. Должностные инструкции работников управления утверждаются главой администрации города.

 

5.2. Руководство деятельностью управления осуществляет начальник управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой администрации города по представлению управляющего делами администрации города.

 

5.3. Начальник управления распределяет должностные обязанности между специалистами управления.

В период временного отсутствия начальника управления (командировка, болезнь, отпуск и др.) его обязанности исполняет главный специалист управления, назначенный в соответствии с правовым актом главы администрации            города по представлению начальника управления и согласованию с управляющим делами администрации города.

 

5.4. Управление формируется из муниципальных служащих, на которых распространяются все гарантии, права, обязанности и ограничения, установленные нормативными актами, законодательством о муниципальной службе.

 

5.5. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных      настоящим Положением, управление взаимодействует с органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, органами местного самоуправления муниципальных образований, структурными подразделениями администрации города, заявителями, муниципальными учреждениями и унитарными предприятиями, другими организациями по вопросам работы и со служебной корреспонденцией, обращениями, запросами и жалобами.

 

5.6. Ликвидация, реорганизация управления производится в соответствии с действующим законодательством.

 

VI. Ответственность управления

 

6.1. Управление несет ответственность:

- за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него задач и функций;

- за неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав.

 

6.2. Начальник управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач и функций. Степень ответственности работников управления определяется должностными инструкциями в соответствии с действующим законодательством.